Очень часто наши успехи в карьере сильно зависят от впечатления, которое мы производим на невидимого собеседника. Телефон изобрели более ста лет назад. Казалось бы, за это время можно было в совершенстве научиться им пользоваться. Но мы в основном овладели техническими навыками: используем телефон для разговоров, однако так и не удосужились освоить телефонный этикет. Сколько выгодных контрактов сорвалось, сколько сделок не состоялось только из-за неграмотно построенного разговора по телефону.
Нелишним будет научиться управлять своим голосом. Если вы долго молчали, то перед тем, как совершить звонок, выпейте воды или произнесите что-нибудь вслух. Помните, что, чем удобнее вы сидите, тем мягче будут ваши интонации, так что, если хотите добиться “металла” в голосе, встаньте. Боитесь напряженности в голосе — съешьте конфету, посмотрите на семейную фотографию — в общем, получите положительный заряд перед важным разговором. Кстати, иногда лучше вообще обойтись без телефона, а обратиться лично или письменно. Например, если вы благодарите кого-либо за подарок или услугу, приглашаете на презентацию или выражаете соболезнование.
Краткость — сестра успеха
Трубку служебного телефона следует поднимать не позднее третьего-четвертого сигнала: это свидетельствует о вашей заинтересованности в контакте. Называть организацию, должность и фамилию следует только в том случае, если это предусмотрено внутриведомственными правилами. В основном так принято в организациях, деятельность которых связана с продажей товаров и услуг, и в приемных различных инстанций. Подняв трубку, скажите “алло”, “да” или “слушаю вас”. Ни в коем случае не употребляйте агрессивное “говорите!” или архаичное “у аппарата” – это по меньшей мере невежливо. Не забудьте поздороваться с абонентом! С уважением относитесь к свободному времени собеседника.
Если разговор затягивается по вашей вине, поинтересуйтесь, не задерживаете ли вы абонента. Помните, что при прочих равных условиях заканчивает разговор тот, кто его начал. Но если разговор ведут представители разных полов, то беседу, как правило, заканчивает женщина. Этому правилу могут не следовать начальники и люди старшего возраста. Не стремитесь донести до собеседника всю без остатка информацию, лучше изложите только суть разговора. Не забывайте, что помимо телефона существуют еще и другие средства дистанционного общения, например электронная почта или факс.
Время – деньги, пусть и чужие
На мобильный телефон звонить можно лишь в том случае, если его владелец сам просил вас сделать это или если абонент вам срочно необходим, а другим способом связаться с ним возможно.
И не забывайте, что время – деньги, пусть в данном случае и чужие. Разговаривая с мобильным абонентом, постарайтесь быть особенно лаконичными, но при этом не водите ситуацию до гротеска, лихорадочно тараторя слова. Во время совещания или переговоров лучше вообще отключить свой мобильный телефон — откликаться на звонки в этом случае неэтично. Если разговор действительно необходим, извинитесь и выйдите из помещения, чтобы ему не мешать.